28 września 2017

Struktura organizacyjna

ZARZĄDZENIE Nr 16/2018

 

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 16/2018
Dyrektora Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m. st. Warszawy
z dnia 11.09.2018

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ

w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy

 

 

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE 

§1

Regulamin organizacyjny Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy zwany dalej „Regulaminem”, określa w szczególności: strukturę organizacyjną Biblioteki, zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz podział czynności, obowiązki, uprawnienia oraz odpowiedzialność osób pełniących samodzielne i kierownicze funkcje, zasady zastępowania Dyrektora w czasie jego nieobecności, a także zasady obiegu i podpisywania dokumentów
w Bibliotece.

§2

Biblioteka Publiczna w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, zwana dalej „Biblioteką”, jest samorządową instytucją kultury działającą w oparciu o:

  1. Ustawę z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. z 2012 r. poz. 642, z późn. zm.),
  2. Ustawę z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2017 r. poz. 862, z późn. zm.),
  3. Statut Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy (stanowiący załącznik do Uchwały nr LXXXIV/2174/2014 Rady Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 26 czerwca 2014 r.
    w sprawie zmiany statutu Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy).

§ 3

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

  1. Biblioteka – należy przez to rozumieć Bibliotekę Publiczną w Dzielnicy Wola st. Warszawy.
  2. Organizator – należy przez to rozumieć Miasto Stołeczne Warszawa, czynności nadzoru w zakresie przyznanych kompetencji wykonują Rada i Zarząd Dzielnicy Wola m. st. Warszawy.
  3. Dyrekcja – należy przez to rozumieć Dyrektora i Zastępcę Dyrektora Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy.
  4. Dyrektor – należy przez to rozumieć Dyrektora Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m. st. Warszawy.
  5. Kadra Zarządzająca – należy przez to rozumieć Dyrektor, Zastępca Dyrektora, Główny Księgowy.
  6. Przełożony – Dyrektor, Zastępca Dyrektora – w odniesieniu do wszystkich pracowników, Kierownicy komórek organizacyjnych – w stosunku do podległych im pracowników.
  7. Komórka organizacyjna – należy przez to rozumieć samodzielne stanowisko pracy, dział, oddział, filię lub punkt biblioteczny w Bibliotece Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy.
  8. Placówka biblioteczna – należy przez to rozumieć oddział, filię lub punkt biblioteczny Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy.
  9. Materiały biblioteczne – należy przez to rozumieć dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego
    i sposobu zapisu treści (np. książki, czasopisma, multimedia, filmy, książki mówione na kasetach, audiobooki, e-booki, gry itp.).
  10. Rozporządzenie RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
    z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o Ochronie Danych ), a w przypadku jego implementacji do przepisów krajowych, nowo uchwalone przepisy prawne wdrażające unijne przepisy do prawa polskiego.
  11. Administrator – Biblioteka Publiczna w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, która decyduje o środkach i celach przetwarzania danych osobowych.
  12. Inspektor Ochrony Danych – Osoba wyznaczona przez Administratora, odpowiedzialna za organizację i stosowane zabezpieczenia w obszarach przetwarzania danych osobowych
    w zgodności z celami wyznaczonymi w Bibliotece w systemach informatycznych oraz zbiorach nieinformatycznych.
  13. Pracownik – osoba związana stosunkiem pracy z Biblioteką Publiczną w Dzielnicy Wola m. st. Warszawy
  14. Użytkownik – osoba korzystająca z materiałów bibliotecznych i/lub oferty przygotowanej przez Bibliotekę.

 

Rozdział II

MISJA I CELE DZIAŁANIA BIBLIOTEKI

 §4

Misją Biblioteki jest dążenie do najwyższego, profesjonalnego poziomu swojej działalności w zakresie gromadzenia, opracowywania, udostępniania i przechowywania materiałów bibliotecznych oraz w zakresie obsługi Użytkowników. Jest nią także wspieranie edukacji kulturalnej i społecznej mieszkańców Dzielnicy Wola m.st. Warszawy na wszystkich poziomach wiedzy, poprzez efektywne zaspokajanie potrzeb i oczekiwań informacyjnych Użytkowników.

Celem Biblioteki jest zrealizowanie modelu biblioteki hybrydowej łączącej w spójną całość elementy biblioteki tradycyjnej i nowoczesnej, budującej i pielęgnującej zasady, uczącej się organizacji, w której wysoka jakość usług oraz wzajemne pozytywne i życzliwe relacje Bibliotekarz-Użytkownik, Bibliotekarz-Bibliotekarz wyróżniać ją będą spośród innych placówek tego typu.

Analiza otoczenia, w jakim działa Biblioteka oraz zdiagnozowanie stanu instytucji pozwala na zdefiniowanie misji Biblioteki: 

Misja będzie realizowana poprzez:

a. gromadzenie materiałów bibliotecznych,
b. zapewnianie Użytkownikom optymalnego dostępu do materiałów bibliotecznych,
c. współuczestnictwo w procesie edukacji kulturalnej,
d. pozyskiwanie jak największej liczby Użytkowników do aktywnego udziału w działalności kulturalnej, a także zapewnienie twórczego rozwoju jednostki,
e. tworzenie pozytywnego wizerunku Biblioteki wśród społeczności lokalnej – jako uczącej się organizacji, otwartej na zmiany i na potrzeby Użytkowników, wyróżniającej się wysoką jakością usług,
f. współpracę z bibliotekami lokalnymi, krajowymi i zagranicznymi,
g. inwestowanie w doskonalenie zawodowe i podnoszenie kwalifikacji kadry bibliotecznej,
h. pozyskiwanie dodatkowych środków na rozbudowę, modernizację i rozwój Biblioteki,
i. monitorowanie stopnia wykorzystania zasobów i jakości usług bibliotecznych.

§5

  1. Biblioteka prowadzi działalność biblioteczną na terenie Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, sprawuje nadzór nad siecią placówek bibliotecznych, wydaje zalecenia w zakresie programu, organizacji i metod pracy oraz kontroluje ich wykonanie.

Biblioteka swoje zadania realizuje, współpracując z innymi bibliotekami, instytucjami i organizacjami zajmującymi się upowszechnianiem książek, czytelnictwa oraz działalnością edukacyjno-kulturalną.

  1. Do szczegółowego zakresu działań Biblioteki należy:
    a. gromadzenie i opracowanie materiałów bibliotecznych ze specjalnym uwzględnieniem materiałów dotyczących Dzielnicy Wola m.st. Warszawy,
    b. udostępnianie Użytkownikom materiałów bibliotecznych na miejscu i wypożyczanie ich do domu,
    c. pełnienie roli informacyjno-bibliograficznej,
    d. upowszechnianie książek i czytelnictwa,
    e. nadzór nad siecią placówek bibliotecznych na terenie Dzielnicy Wola m.st. Warszawy w sprawach dotyczących gromadzenia księgozbiorów, ich opracowywania i udostępniania, roli informacyjno-bibliograficznej, pracy z Użytkownikami oraz planowania i sprawozdawczości,
    f. doskonalenie zawodowe Pracowników Biblioteki,
    g. doskonalenie metod i form pracy w Bibliotece.

Rozdział III

STRUKTURA ORGANIZACYJNA BIBLIOTEKI

§6

  1. Struktura Biblioteki, w skład której wchodzą Komórki organizacyjne, określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
  2. Dyrektor może powoływać zespół, zwany sekcją, do realizacji określonych zadań.
  3. W ramach działu lub filii Dyrektor może utworzyć punkt biblioteczny.

I Kadra Zarządzająca

  • Dyrektor
  • Zastępca Dyrektora
  • Główny Księgowy

 II Samodzielne stanowiska pracy

  • Kadry
  • Obsługa prawna
  • Inspektor Ochrony Danych
  • BHP

 II Działy

  • Dział Administracyjny i Sekretariat
  • Dział Finansowy
  • Dział IT – Instruktor
  • Dział Promocji
  • Dział Zakupów i Opracowania Zbiorów

III Oddziały

  • III Czytelnia Naukowa
  • Biblioteka dla Dzieci i Młodzieży nr 21
  • XII Czytelnia Młodzieżowa
  • Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży nr 32

IV Filie i punkt biblioteczny

Wypożyczalnie dla Dorosłych i Młodzieży

  • Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży nr 10
  • Wypożyczalnia dla Dorosłych, Młodzieży i Dzieci nr 11 – „Na Kole”
  • Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży nr 14 – „Fantasmagoria”
  • Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży nr 51 z Czytelnią Edukacyjną
  • Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży nr 73
  • Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży nr 80
  • Punkt biblioteczny „Odolanka”
  • Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży nr 91
  • Wypożyczalnia dla Dorosłych i Młodzieży nr 106
  • Wypożyczalnia Zbiorów Obcojęzycznych nr 115 – „Poliglotka”

Biblioteki dla Dzieci i Młodzieży

  • Biblioteka dla Dzieci i Młodzieży nr 13
  • Biblioteka dla Dzieci i Młodzieży nr 25
  • Biblioteka dla Dzieci i Młodzieży nr 32
  • Biblioteka dla Dzieci i Młodzieży nr 36
  • Biblioteka dla Dzieci i Młodzieży nr 46

 

Rozdział IV

KADRA ZARZĄDZAJĄCA

§7

  1. Dyrektor zarządza Biblioteką i reprezentuje ją na zewnątrz.
  2. Dyrektor organizuje pracę Biblioteki i odpowiada za całokształt jej działalności.
  3. Wszystkie pisma wychodzące w imieniu Biblioteki podpisuje Dyrektor lub osoba upoważniona przez Dyrektora.
  4. Do zadań Dyrektora należy w szczególności:
    a. organizowanie działalności Biblioteki w sposób zapewniający realizację zadań statutowych,
    b. nadzór i kontrola działalności poszczególnych komórek organizacyjnych,
    c. nadzór i odpowiadanie za całokształt gospodarki finansowej Biblioteki,
    d. podpisywanie, łącznie z Głównym Księgowym, umów, zamówień, zleceń, czeków i innych dokumentów bankowych oraz sprawozdań finansowych,
    e. zarządzanie finansami Biblioteki i podejmowanie bieżących decyzji gospodarczych,
    f. zatwierdzanie planu finansowego i decydowanie o zmianach w budżecie,
    g. wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych (tj. regulaminów, zarządzeń, poleceń, upoważnień),
    h. wykonywanie czynności pracodawcy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy,
    i. prowadzenie polityki płacowej,
    j. rozpatrywanie skarg i wniosków,
    k. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem kontroli zarządczej,
    l. nadzór nad udzielaniem odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej przez właściwe Komórki organizacyjne Biblioteki,
    m. współpraca z organizacjami związkowymi w sprawach pracowniczych.

§8

  1. Dyrektor kieruje Biblioteką przy pomocy Zastępcy.
  2. Zastępca Dyrektora organizuje pracę Biblioteki na obszarach wyznaczonych kompetencjami, zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami oraz dyspozycjami Dyrektora.
  3. Zastępca Dyrektora sprawuje również bezpośredni nadzór nad podległymi Komórkami wskazanymi w schemacie organizacyjnym, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
  4. Do obowiązków Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:
    a. zastępowanie Dyrektora w czasie jego nieobecności i ponoszenie odpowiedzialności za całokształt działalności Biblioteki,
    b. czuwanie nad rozwojem sieci wolskich bibliotek,
    c. nadzorowanie spraw merytorycznych placówek bibliotecznych:
    – doboru księgozbioru,
    – prowadzenia katalogów,
    – analizy sprawozdań, planów pracy itp.,
    d. opracowywanie planów pracy, nadzorowanie ich realizacji oraz przygotowywanie sprawozdań,
    e. kontrola i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań należących do zakresu działania placówek bibliotecznych w zakresie działalności merytorycznej oraz Działu Promocji,
    f. branie udziału w spotkaniach związanych ze sprawami organizacyjno-merytorycznymi Biblioteki,
    g. archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    h. informowanie Dyrektora o funkcjonowaniu Biblioteki i poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie właściwym dla określonych kompetencji,
    i. zabezpieczanie przechowywanych danych osobowych,
    j. wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora.

§9

  1. Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
  2. Główny Księgowy kieruje Działem Finansowym.
  3. Główny Księgowy współdziała z administracją samorządową w zakresie realizacji spraw związanych z finansami Biblioteki.
  4. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
    a. prowadzenie ksiąg rachunkowych i gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    b. dokonywanie analiz ekonomicznych działalności Biblioteki,
    c. opracowywanie planów finansowych Biblioteki,
    d. sporządzanie kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowo-księgowych (bilansów), w tym opracowanie przy współpracy z poszczególnymi Komórkami organizacyjnymi planów działalności Biblioteki z podziałem zadań i środków, w szczególności zbiorczych planów usług, przychodów i kosztów, remontów i konserwacji środków trwałych oraz inwestycji,
    e. nadzór nad prowadzeniem dokumentacji związanej z wynagrodzeniami wypłacanymi przez Bibliotekę,
    f. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Biblioteki,
    g. kontrasygnowanie dokumentów dotyczących zobowiązań finansowych,
    h. parafowanie projektów i zarządzeń Dyrektora w sprawach dotyczących zobowiązań finansowych,
    i. podpisywanie, łącznie z Dyrektorem, umów, zamówień, zleceń, czeków i innych dokumentów bankowych oraz sprawozdań finansowych,
    j. nadzorowanie gospodarowania środkami finansowymi, a w szczególności przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych,
    k. przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji,
    l. terminowe realizowanie zobowiązań i egzekwowanie należności wobec dostawców oraz odbiorców,
    m. zabezpieczanie danych osobowych przechowywanych w Dziale Finansowym,
    n. opracowywanie i aktualizacja wewnętrznych instrukcji finansowych,
    o. organizowanie i kontrolowanie systemu obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
    p. dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
    q. archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    r.wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora.

§10

  1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:
    a. pisma do organów administracji publicznej,
    b. wewnętrzne akty normatywne, zarządzenia i instrukcje,
    c. dokumenty dotyczące udzielenia zleceń płatnych z budżetu Biblioteki,
    d. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Biblioteki.
  2. Dla zapewnienia bieżącej i sprawnej działalności Biblioteki podczas nieobecności Dyrektora, wyznaczony zgodnie z postanowieniami §8 Zastępca Dyrektora ma prawo podpisywania pism
    i dokumentów, o których mowa w ust. 1, pkt a).
  3. Sprawozdania finansowe z działalności Biblioteki podpisują Dyrektor, a w czasie jego nieobecności Zastępca Dyrektora oraz Główny Księgowy.
  4. Dokumenty dotyczące spraw i obowiązków finansowych oraz majątkowych Biblioteki, przedstawione Dyrektorowi do podpisu, wymagają uprzedniego zatwierdzenia przez Głównego Księgowego.

§11

  1. Na przygotowanych do podpisu Dyrektora lub jego Zastępcy dokumentach, wymagana jest (na kopii) parafa Kierownika odpowiedniej Komórki organizacyjnej.
  2. Pracownik przygotowujący projekt pisma, przedkładając do decyzji ostatecznej Przełożonemu, parafuje załączoną kopię tego pisma.
  3. Parafujący pismo odpowiada za merytoryczne załatwienie sprawy, jej zgodność z interesem społecznym i przepisami.

 

§12

  1. Informacji w sprawach podstawowych dotyczących całości działalności Biblioteki udziela Dyrektor lub Zastępca Dyrektora.
  2. Kierownicy Komórek organizacyjnych oraz upoważnieni przez nich pracownicy udzielają informacji dotyczących spraw kierowanych przez ich Komórki.
  3. Przy udzielaniu informacji należy przestrzegać przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej, służbowej i o ochronie danych osobowych oraz nie działać na szkodę Biblioteki.

 

Rozdział V

PODSTAWOWE ZADANIA I OBOWIĄZKI PRACOWNIKÓW

§13

  1. Działami, oddziałami, filiami i punktem bibliotecznym kierują Kierownicy.
  2. Kierownik ponosi przed Przełożonym odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie zadań, przestrzeganie czasu i porządku pracy oraz przepisów prawa, w tym przepisów o bezpieczeństwie
    i higienie pracy, a także ochronie informacji.
  3. Osoba pracująca na samodzielnym stanowisku pracy podlega bezpośrednio Dyrektorowi. Ponosi ona odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie zadań, przestrzeganie czasu i porządku pracy oraz przepisów prawa, w tym przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także ochronie informacji.

§14

  1. Do obowiązków Kierowników Komórek organizacyjnych należy w szczególności:
    a. organizowanie pracy podległej Komórki organizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami i wskazówkami bezpośredniego Przełożonego,
    b. opracowywanie i realizowanie planów pracy,
    c. organizowanie, koordynowanie i kontrolowanie pracy oraz zadań podległych pracowników,
    d. dbanie o sprawne funkcjonowanie Komórki jemu podległej oraz prawidłowy przepływ informacji z bezpośrednim przełożonym dotyczący, sprawnego funkcjonowania Komórki.
    e. nadzorowanie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny pracy oraz przepisów, zwłaszcza p.poż. i bhp,
    f. realizowanie zadań określonych zakresem czynności,
    g. współdziałanie z Kierownikami innych Komórek organizacyjnych w zakresie realizacji zadań Komórki,
    h. przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi, wnioski i zapytania w zakresie działań realizowanych przez Komórkę organizacyjną,
    i. prowadzenie rejestrów baz danych z zakresu zadań realizowanych,
    j. archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    k. wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora.
  2. Kierownik Komórki organizacyjnej odpowiada za:
    a. należyte wykonywanie zadań wynikających z ustalonego zakresu działania i właściwe gospodarowanie powierzonym mu mieniem oraz rozliczanie się zgodnie z obowiązującymi procedurami,
    b. sporządzanie planów pracy, statystyk i sprawozdań z działalności kierowanej Komórki,
    c. bieżącą kontrolę nad realizacją przyjętego planu pracy,
    d. zabezpieczanie danych osobowych przechowywanych w komórce podległej,

 

§15

  1. Przekazanie-przyjęcie funkcji Kierownika Komórki organizacyjnej lub kasjera następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.
  2. Protokół powinien zawierać: stan zdawanych – przyjmowanych zagadnień, wykazy przekazywanych akt spraw niezałatwionych, pieczęci i druków ścisłego zarachowania.
  3. Jeden egzemplarz protokołu zdawczo-odbiorczego dołącza się do akt osobowych zainteresowanego pracownika.

 

§16

Pracownicy mogą być delegowani na narady, szkolenia itp. poza siedzibę Biblioteki. Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona. Z wyjazdu służbowego na polecenie Dyrektora Pracownik składa sprawozdanie.

§17

Do obowiązków Pracownika należy w szczególności:
a. sumienne wykonywanie pracy zgodnie z przyjętym zakresem czynności i wynikającą z tego odpowiedzialnością oraz stosowanie się do szczegółowych wskazówek i poleceń bezpośredniego Przełożonego – zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b. przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów, zwłaszcza bhp i p.poż.,
c. dbanie o powierzone mienie,
d. zabezpieczanie danych osobowych przechowywanych w komórce podległej.

 

Rozdział VI

ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

 

Działy

§18

Do zadań Działu IT należy:

  • administrowanie i obsługa informatyczna systemów komputerowych oraz baz danych,
  • przechowywanie kompletnych licencji wystawionych dla Biblioteki,
  • przechowywanie haseł dostępu oraz ich aktualizowanie, zgodnie z przyjętymi procedurami,
  • zapewnienie ciągłości pracy we wszystkich Komórkach organizacyjnych w zakresie sprzętu i oprogramowania komputerowego tj. zabezpieczenie i obsługa lokalnych baz danych oraz innych aplikacji na serwerze, a także zabezpieczenie sieci lokalnych przed niepowołanym dostępem,
  • nadzorowanie prawidłowości działania sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych,
  • techniczna opieka nad sprzętem bibliotecznym w zakresie instalacji i aktualizacji baz komputerowych oraz ich dostępności,
  • modernizowanie sprzętu komputerowego Biblioteki,
  • projektowanie i programowanie – tworzenie nowych narzędzi przydatnych do pracy w Bibliotece w porozumieniu z Dyrektorem,
  • współpraca z Kierownikami w zakresie komputeryzacji Biblioteki,
  • szkolenie pracowników Biblioteki w zakresie systemów komputerowych w niej wykorzystywanych,
  • inicjowanie i współuczestniczenie w podejmowaniu decyzji i realizacji zakupów sprzętu komputerowego, podzespołów, materiałów eksploatacyjnych itp.,
  • przygotowywanie zbiorczych zamówień na materiały komputerowe itp.,
  • konsultacja w przetargach dotyczących sprzętu komputerowego oraz przygotowywanie przetargów sprzętu komputerowego,
  • udział w szkoleniach, seminariach, warsztatach poszerzających wiedzę i podnoszących kwalifikacje pracowników Działu,
  • składanie okresowych sprawozdań zgodnie z zaleceniami Kadry Zarządzającej,
  • prowadzenie rejestrów baz danych z zakresu zadań realizowanych,
  • realizowanie budżetu Działu,
  • archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§19

  1. Do obowiązków Instruktora należy:
    a. organizowanie, koordynowanie i kontrolowanie prac związanych z funkcjonowaniem komputerowego systemu bibliotecznego,
    b. współpraca z Administratorem sieci oraz ze wszystkimi Komórkami organizacyjnymi w zakresie swoich kompetencji,
    c. prowadzenie i koordynowanie szkoleń w zakresie obsługi systemów dla Pracowników Biblioteki,
    d. analiza zautomatyzowanych usług Biblioteki w celu ich doskonalenia,
    e. inicjowanie nowych rozwiązań oraz przedstawianie ich Dyrektorowi,
    f. przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi, wnioski i zapytania w zakresie działań realizowanych przez Dział,
    g. planowanie i realizowanie budżetu Działu.
  2. Instruktor odpowiada za zgodność operacji w bibliotecznym systemie komputerowym z obowiązującymi standardami i przepisami.

 

§20

Do zadań Działu Zakupów i Opracowania Zbiorów należy:
a. prowadzenie polityki gromadzenia zbiorów,
b. zgodne z procedurami nabywanie materiałów bibliotecznych do wszystkich placówek bibliotecznych, za wyjątkiem III Czytelni Naukowej, w tym:

  • przygotowywanie dowodów wpływu i dostarczanie według nich materiałów bibliotecznych,
  • opracowywanie materiałów bibliotecznych,
  • drukowanie z systemu bibliotecznego ksiąg inwentarzowych, oznaczeń kodowych na nowe materiały biblioteczne oraz uzupełnianie oznakowania na księgozbiory już istniejące,
  • oprawianie, bindowanie i laminowanie druków bibliotecznych wg potrzeb,

c. realizowanie budżetu Działu,
d. dokonywanie zbiorczych zamówień na nowe materiały biblioteczne,
e. budowanie Katalogu Centralnego Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy,
f. współpraca z Biblioteką Publiczną m.st. Warszawy – Biblioteką Główną Województwa Mazowieckiego w zakresie melioracji Katalogu Centralnego Bibliotek Warszawskich i Bibliotek Woj. Mazowieckiego,
g. prowadzenie rejestru baz danych z zakresu zadań realizowanych,
h. prowadzenie statystyki i sprawozdawczości z pracy Działu,
i. archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§21

Do zadań Działu Administracyjnego należy:

  • prowadzenie obsługi kancelaryjnej Biblioteki,
  • prowadzenie rejestrów baz danych z zakresu zadań realizowanych,
  • prowadzenie terminarza spotkań i przyjęć interesantów Kadry Zarządzającej,
  • koordynacja przygotowania wyjaśnień i dokumentacji niezbędnych do rozpatrzenia skargi lub wniosku,
  • koordynacja i administrowanie systemem kontroli zarządczej Biblioteki dla Urzędu Dzielnicy,
  • dokonywanie wpisów w rejestrze kontroli zewnętrznych Urzędu Dzielnicy, w zakresie zleconym Bibliotece,
  • prowadzenie Książki Kontroli Biblioteki,
  • planowanie i realizacja budżetu Działu,
  • administrowanie lokalami Biblioteki, jej budynkami, urządzeniami i wyposażeniem,
  • planowanie i prowadzenie konserwacji, remontów lokali oraz urządzeń Biblioteki,
  • planowanie i prowadzenie zaopatrzenia w druki, materiały kancelaryjne oraz gospodarcze,
  • zabezpieczanie i właściwa organizacja ochrony mienia Biblioteki,
  • prowadzenie spraw ubezpieczeń rzeczowych i osobowych,
  • prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych, w tym obsługa komisji przetargowej,
  • prowadzenie rejestru i sprawozdawczości z postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
  • bieżące aktualizowanie danych dostępnych w BIP, zamieszczanych we współpracy z Działem Promocji,
  • archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§22

Do zadań Działu Finansowego należy:

  • prowadzenie spraw związanych z opracowaniem planów rzeczowych; sporządzaniem sprawozdawczości; analizą działalności gospodarczej i rachunków ekonomicznych oraz płac,
  • dbanie o terminowy i prawidłowy obieg dokumentów, kontrola formalna i rachunkowa, ich właściwe ewidencjonowanie i archiwizowanie,
  • prawidłowe prowadzenie spraw bankowych, kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa,
    a także ich ewidencjonowanie i archiwizowanie,
  • wprowadzanie umów do Centralnego Rejestru Umów m.st. Warszawy (CRU),
  • prowadzenie rejestrów baz danych z zakresu zadań realizowanych,
  • sporządzanie raportów kasowych,
  • sporządzanie list płac i zestawień zbiorczych tych list,
  • prowadzenie kasy Biblioteki,
  • współpraca z Głównym Urzędem Statystycznym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi instytucjami w zakresie wynikającym z działalności. 

§23

Do zadań Działu Promocji należy:

  • opracowywanie i realizowanie w uzgodnieniu z Dyrekcją koncepcji działalności edukacyjno-kulturalnej mającej na celu prezentację wolskiej Biblioteki na forum ogólnomiejskim,
  • przygotowywanie, realizowanie oraz nadzór nad wykonywaniem programów promocji i działań promocyjnych Biblioteki oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania tych programów,
  • współdziałanie z placówkami bibliotecznymi w zakresie organizowania imprez, spotkań autorskich, prelekcji, odczytów itp.,
  • współtworzenie projektów działań edukacyjno-kulturalnych w sieci Bibliotek wolskich,
  • nawiązywanie i podtrzymywanie kontaktów ze środowiskiem twórczym i naukowym oraz innymi środowiskami wspomagającymi działalność edukacyjno-kulturalną Biblioteki,
  • poszukiwanie możliwości m.in. poprzez tworzenie projektów pozyskania zewnętrznych środków
    na działalność edukacyjno-kulturalną Biblioteki,
  • prowadzenie analizy działalności Biblioteki (także statystycznej),
  • nawiązywanie i podtrzymywanie kontaktów z mediami w celu zaprezentowania działań edukacyjno-kulturalnych Biblioteki oraz przygotowywanie projektów odpowiedzi na artykuły prasowe dotyczące zadań wykonywanych przez Bibliotekę,
  • przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi, wnioski i zapytania w zakresie działań realizowanych przez Dział,
  • obsługiwanie portali społecznościowych,
  • bieżące aktualizowanie informacji dotyczących funkcjonowania i działalności Biblioteki zamieszczanych na różnych portalach,
  • bieżące aktualizowanie strony www i BIP Biblioteki we współpracy z Komórkami organizacyjnymi,
  • poszukiwanie i pozyskiwanie sponsorów w celu podniesienia atrakcyjności oferty bibliotecznej,
  • prowadzenie rejestrów baz danych z zakresu zadań realizowanych,
  • archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 §24

Do zadań Kadr należy:

  • prowadzenie spraw kadrowych Pracowników Biblioteki,
  • podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz kontrola wydatków osobowych niezaliczanych do wynagrodzeń w porozumieniu z Działem Finansowym,
  • prowadzenie rejestrów oraz baz danych z zakresu zadań realizowanych,
  • realizowanie polityki kadrowej Biblioteki w zakresie rekrutacji, selekcji, systemu ocen oraz systemu szkoleń,
  • opracowywanie planów i organizacja szkoleń, dokształcania oraz doskonalenia zawodowego Pracowników Biblioteki,
  • prowadzenie spraw Pracowników związanych z realizacją Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
  • organizowanie praktyk studenckich, wolontariatu oraz staży dla bezrobotnych we współpracy z Urzędem Pracy m.st. Warszawy,
  • współpraca ze specjalistą ds. bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie realizacji w Bibliotece przepisów BHP,
  • współpraca z zakładowymi organizacjami związkowymi w zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy,
  • współpraca z Głównym Urzędem Statystycznym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi instytucjami w zakresie wynikającym z działalności,
  • archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski o udostępnianie informacji publicznej w zakresie zadań realizowanych,
  • przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych w zakresie zadań realizowanych,
  • przekazywanie aktualnych informacji dotyczących zadań realizowanych, do zamieszczenia na stronie internetowej Biblioteki i/lub Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu m.st. Warszawy we współpracy z Działem Promocji.
  • Do zadań Kadr w zakresie prowadzenia składnicy akt, należy:
  • przejmowanie na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji spraw zakończonych z Komórek organizacyjnych do składnicy,
  • przechowywanie i zabezpieczanie przechowywanej dokumentacji,
  • prowadzenie ewidencji przechowywanej dokumentacji,
  • przeprowadzanie skontrum dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
  • udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • prowadzenie ewidencji wypożyczeń i udostępnień dokumentacji,
  • wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy w przypadku wznowienia sprawy w Komórce organizacyjnej,
  • przygotowywanie dokumentacji do ekspertyz archiwalnych przeprowadzanych przez Archiwum Państwowe,
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w składnicy i udział w jej komisyjnym brakowaniu,
  • przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,
  • doradzanie Komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
  • sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum i stanu dokumentacji składnicy akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • prowadzenie rejestrów baz danych z zakresu zadań realizowanych.

§25

Do zadań Obsługi prawnej należy:

  • opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych,
  • opiniowanie umów i porozumień, w których stroną jest Biblioteka,
  • opracowywanie dokumentów stanowiących podstawy prawne funkcjonowania Biblioteki,
  • informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym,
  • sporządzanie opinii prawnych w sprawach przedstawionych przez Dyrektora,
  • reprezentowanie Biblioteki w postępowaniu sądowym, administracyjnym i przed innymi organami orzekającymi,

§26

Do zadań Inspektora Ochrony Danych należy:

  1. informowanie Administratora oraz Pracowników o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia oraz innych przepisów,
  2. nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz opisującej środki techniczne, organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania danych osobowych, a także nadzorowanie przestrzegania zasad określonych ww. dokumentacji,
  3. monitorowanie przestrzegania Rozporządzenia oraz innych przepisów Unii i państw członkowskich oraz polityk administratora lub procesora,
  4. szkolenie Pracownika uczestniczącego w operacjach przetwarzania,
  5. współpraca z organem nadzorczym,
  6. przeprowadzanie systematycznych audytów w Bibliotece,
  7. udzielanie wskazówek Administratorowi, jak wdrożyć odpowiednie i skuteczne środki techniczne oraz organizacyjne mające na celu zabezpieczenie danych osobowe, a także jak wykazać przestrzeganie prawa przez Administratora lub podmiot przetwarzający dane zwłaszcza jeżeli chodzi o:
  • identyfikowanie ryzyka związanego z przetwarzaniem,
  • jego ocenę pod kątem źródła, charakteru, prawdopodobieństwa i wagi zagrożenia,
  • najlepsze praktyki pozwalające zminimalizować to ryzyko,8. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków oraz monitorowanie ich wykonania w przypadku, gdy Administrator przed rozpoczęciem przetwarzania zobowiązany jest
    do przeprowadzenia oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych,
    9. pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych,
    10. prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności,
    11. wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora.

 

§27

Do zadań służby BHP należy:

  • kontrola, ocena i analiza warunków pracy oraz przestrzegania przepisów BHP,
  • przedkładanie Dyrektorowi informacji o stanie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w razie wystąpienia takiej konieczności przedkładanie propozycji poprawy tych warunków,
  • udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy,
  • prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków,
  • udział w opracowaniu wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy oraz kontrola realizacji tych wniosków,
  • dokonywanie oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy,
  • organizowanie szkoleń w zakresie BHP,
  • doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • nadzór i kontrola nad właściwym stosowaniem przez Pracownika odzieży ochronnej i roboczej,
  • kontrola systemu udzielania pierwszej pomocy,
  • współpraca z instytucjami w sprawach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

Oddziały i filie

§28

Do zadań III Czytelni Naukowej należy:

  1. gromadzenie i przechowywanie materiałów bibliotecznych, ze szczególnym uwzględnieniem wydawnictw naukowych i popularnonaukowych, zgodnie z potrzebami Czytelników,
  2. udostępnianie materiałów bibliotecznych zgodnie z Regulaminem Biblioteki,
  3. kupowanie materiałów bibliotecznych zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz:
    • przygotowanie dowodów wpływu,
    • opracowywanie materiałów bibliotecznych,
    • drukowanie z systemu bibliotecznego ksiąg inwentarzowych,
    • dbanie o oznakowanie kodowe materiałów bibliotecznych w porozumieniu z Działem Zakupów i Opracowania Księgozbioru,
  4. realizacja budżetu na zakup materiałów bibliotecznych,
  5. aktualizowanie materiałów bibliotecznych w miarę postępu w poszczególnych dziedzinach wiedzy,
  6. prenumerata i gromadzenie czasopism,
  7. prowadzenie ewidencji materiałów bibliotecznych oraz dokumentów wpływu i ubytków,
  8. prowadzenie komputerowego katalogu zbiorów,
  9. przechowywanie i konserwacja księgozbioru,
  10. prowadzenie ewidencji Użytkowników i wypożyczeń,
  11. sprawne zarządzanie informacyjnymi bazami danych,
  12. pełnienie roli informacyjno-bibliograficznej dla Użytkowników,
  13. tworzenie regionalnej bazy lokalnej, na podstawie m.in. artykułów z czasopism, książek i dokumentów dotyczących życia społecznego Dzielnicy Wola m.st. Warszawy,
  14. prowadzenie przysposobienia bibliotecznego dla studentów, zgodnie z potrzebami zwracających się szkół wyższych,
  15. składanie okresowych sprawozdań zgodnie z zaleceniami Kadry Zarządzającej,
  16. wykonywanie odbitek kserograficznych na zamówienie Użytkowników.

§29

Do zadań XII Czytelni Młodzieżowej należy:

  • gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie materiałów bibliotecznych zgodnie z Regulaminem Biblioteki, przeznaczonych dla dzieci i młodzieży, zgodnie z potrzebami Czytelników,
  • prenumerata wybranych czasopism dla dzieci i młodzieży oraz udostępnianie ich zgodnie
    z Regulaminem Biblioteki,
  • prowadzenie ewidencji materiałów bibliotecznych oraz dokumentów wpływu i ubytków,
  • prowadzenie ewidencji Użytkowników i wypożyczeń,
  • pełnienie roli informacyjno-bibliograficznej dla Użytkowników,
  • wykonywanie odbitek kserograficznych na zamówienie Użytkowników.

§30

Do zadań Wypożyczalni dla Dorosłych i Młodzieży należy:

  • gromadzenie, przechowywanie i wypożyczanie materiałów bibliotecznych zgodnie z Regulaminem Biblioteki i z uwzględnieniem oraz dbałością o profil oddziału, przeznaczonych dla dorosłych i starszej młodzieży, zgodnie z potrzebami Czytelników,
  • prenumerata wybranych czasopism dla dorosłych i starszej młodzieży oraz ich udostępnianie zgodnie z Regulaminem Biblioteki.
  • kupowanie materiałów bibliotecznych zgodnie z obowiązującymi procedurami,
  • prowadzenie ewidencji materiałów bibliotecznych oraz dokumentów wpływu i ubytków,
  • przygotowywanie materiałów bibliotecznych do wypożyczeń,
  • przechowywanie i konserwacja materiałów bibliotecznych,
  • udostępnianie materiałów bibliotecznych zgodnie z Regulaminem Biblioteki,
  • prowadzenie ewidencji Użytkowników i wypożyczeń,
  • pełnienie roli informacyjno-bibliograficznej dla Użytkowników,
  • składanie okresowych sprawozdań zgodnie z zaleceniami Kadry Zarządzającej,
  • wykonywanie odbitek kserograficznych na zamówienie Użytkowników,
  • prowadzenie wypożyczalni kompletów książek osobom zainteresowanym prowadzeniem punktów bibliotecznych na terenie Dzielnicy Wola m.st. Warszawy.

 

§31

Do zadań Biblioteki dla Dzieci i Młodzieży należy:

  • gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie materiałów bibliotecznych zgodnie z Regulaminem Biblioteki, przeznaczonych dla dzieci i młodzieży, zgodnie z potrzebami Czytelników,
  • prenumerata wybranych czasopism dla dzieci i młodzieży oraz udostępnianie ich zgodnie z Regulaminem Biblioteki,
  • prowadzenie ewidencji materiałów bibliotecznych oraz dokumentów wpływu i ubytków,
  • przygotowywanie materiałów bibliotecznych do wypożyczeń,
  • wypożyczanie materiałów bibliotecznych Czytelnikom,
  • prowadzenie ewidencji Użytkowników i wypożyczeń,
  • przechowywanie i konserwacja materiałów bibliotecznych,
  • pełnienie roli informacyjno-bibliograficznej dla Użytkowników,
  • organizowanie pracy edukacyjno-kulturalnej upowszechniającej książkę i czytelnictwo oraz współpraca w tym zakresie z przedszkolami, szkołami, a także innymi zainteresowanymi instytucjami i organizacjami,
  • prowadzenie zajęć z dziećmi i młodzieżą,
  • wykonywanie odbitek kserograficznych na zamówienie Użytkowników.

 

§32

Do zadań Wypożyczalni dla Dorosłych, Młodzieży i Dzieci w tym Punktu bibliotecznego oraz Wypożyczalni Zbiorów Obcojęzycznych należy:

  • gromadzenie, przechowywanie i wypożyczanie materiałów bibliotecznych zgodnie z Regulaminem Biblioteki i z uwzględnieniem oraz dbałością o profil oddziału, przeznaczonych dla dorosłych i starszej młodzieży i dzieci, zgodnie z potrzebami Czytelników,
  • prenumerata wybranych czasopism dla dorosłych i starszej młodzieży i dzieci oraz ich udostępnianie zgodnie z Regulaminem Biblioteki.
  • kupowanie materiałów bibliotecznych zgodnie z obowiązującymi procedurami,
  • prowadzenie ewidencji materiałów bibliotecznych oraz dokumentów wpływu i ubytków,
  • przygotowywanie materiałów bibliotecznych do wypożyczeń,
  • przechowywanie i konserwacja materiałów bibliotecznych,
  • udostępnianie materiałów bibliotecznych zgodnie z Regulaminem Biblioteki,
  • prowadzenie ewidencji Użytkowników i wypożyczeń,
  • pełnienie roli informacyjno-bibliograficznej dla Użytkowników,
  • składanie okresowych sprawozdań zgodnie z zaleceniami Kadry Zarządzającej,
  • wykonywanie odbitek kserograficznych na zamówienie Użytkowników,
  • prowadzenie wypożyczalni kompletów książek osobom zainteresowanym prowadzeniem punktów bibliotecznych na terenie Dzielnicy Wola m.st. Warszawy.

Rozdział VII

TRYB PRZYJMOWANIA, EWIDENCJONOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG ORAZ WNIOSKÓW

§33

  1. Dyrektor lub Zastępca Dyrektora przyjmują Użytkowników w sprawach skarg i wniosków raz w tygodniu w poniedziałki w godzinach: 1100 – 1500.
  2. W przypadku, gdy w poniedziałek przypada dzień ustawowo wolny od pracy, Dyrektor lub Zastępca Dyrektora przyjmują Użytkowników w sprawach skarg i wniosków w następnym dniu roboczym w godzinach: 1000 – 1400.
  3. Centralny Rejestr Skarg i Wniosków prowadzi Dział Administracyjny.
  4. Skargi i wnioski rozpatruje Dyrektor, a podczas jego nieobecności Zastępca Dyrektora.

 

Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 16/2018 Dyrektora Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m. st. Warszawy z dnia 11.09.2018