Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Zarządzenie Nr 36/2024 z dnia 18.09.2024 r

Załącznik do Zarządzenia nr 36/2024 Dyrektora Biblioteki Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy
z dnia 18 września 2024 r.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W BIBLIOTECE PUBLICZNEJ W DZIELNICY WOLA M.ST. WARSZAWY

POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1. Wprowadza się Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w Bibliotece Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, zwaną dalej „Procedurą”.
2. Procedura określa zasady postępowania względem zgłaszanych informacji o naruszeniu prawa oraz ochrony sygnalistów w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3. Celem Procedury jest w szczególności określenie:

1) naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu wewnętrznemu;
2) zasad przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, w tym działań następczych;
3) roli, zakresu zadań i obowiązków uczestników postępowania;
4) zasad zachowania poufności tożsamości osób do tego uprawnionych;
5) ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

4. Zasady zawarte w Procedurze nie naruszają, ani nie ograniczają obowiązku informowania bezpośrednio przełożonych o wszelkich zauważonych nieprawidłowościach, jak również zawiadamiania właściwych organów państwowych zgodnie z ich kompetencjami,
w szczególności w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

DEFINICJE
§2
Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:
1. Biblioteka – Biblioteka Publiczna w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy;
2. Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą które jest spowodowane dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3. Działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz, w oraz, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury;
4. Informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacje dotyczące prób ukrycia takiego naruszenia prawa;
5. Informacje zwrotne – informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań przekazane sygnaliście;
6. Koordynator ds. nieprawidłowości – osoba wykonującą czynności nadzoru zgodności działalności z prawem w Bibliotece Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, która przewodniczy Zespołowi Wyjaśniającemu;
7. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w Bibliotece, lub pełnienia służby, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
8. Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa;
9. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
10. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11. Postępowanie Wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem, w oparciu o niniejszą Procedurę;
12. Pracodawca – Biblioteka Publiczna w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy;
13. Pracownik – osoba pozostającą w stosunku pracy z Biblioteką Publiczną w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;
14. Procedura – niniejsza Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych w Bibliotece Publicznej w Dzielnicy Wola m.st. Warszawy;
15. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – rejestr prowadzony na zasadach określonych w §17 Procedury, przez Koordynatora ds. nieprawidłowości;
16. Sygnalista – jest to osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa
w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy;
17. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
18. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928);
19. Wstępna analiza zgłoszenia – weryfikacja treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty;
20. Zespół Wyjaśniający – organ pomocniczy Koordynatora ds. nieprawidłowości, który zostaje przez niego powołany do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu naruszenia, działający na podstawie Procedury postępowania wyjaśniającego, której członkowie są odpowiedzialni za rozpatrzenia oraz za przyjęcie zgłoszenia i przekazanie informacji zwrotnej do osoby zgłaszającej naruszenie;
21. Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Bibliotece informacji o naruszeniu prawa;
22. Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu.

ZAKRES PRZEDMIOTOWY I PODMIOTOWY
§3
1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9)bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

2. Przepisów Procedury nie stosuje się, jeżeli:
1) zgłoszenie wewnętrzne nie zostało dokonane w kontekście związanym z pracą, nie dotyczy dziedzin wymienionych w ustawie;
2) informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona na postawie przepisów odrębnych
i podlega rozpoznaniu zgodnie z procedurą określoną odrębnym zarządzeniem;
3) informacja dotyczy sytuacji wyłączonych ustawowo.

§4
1. Postanowienia niniejszej Procedury mają zastosowanie do następujących grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
1) pracownicy, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
2) osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskały informację o naruszeniu prawa
w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
3) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4) przedsiębiorcy współpracujący z Biblioteką,
5) osoby działające w imieniu i na rzecz Biblioteki, w szczególności wszelkie osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem dostawców, odbiorców, wykonawców i podwykonawców, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
6) stażyści, praktykanci, wolontariusze.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ
§5
1. Z zastrzeżeniem poniższych postanowień osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń w Bibliotece jest Koordynator ds. nieprawidłowości.
2. W uzasadnionych przypadkach zgłoszenia wewnętrzne mogą podlegać postępowaniu wyjaśniającemu, prowadzonemu przez Zespół Wyjaśniający zwany dalej Zespołem.
3. Zespół zostaje powołany przez Koordynatora ds. nieprawidłowości jako organ pomocniczy. Podmiotem sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszenia jest Koordynator ds. nieprawidłowości.
4. Zespół obraduje na posiedzeniach, powinien składać się z co najmniej 3 członków wliczając w to Koordynatora ds. nieprawidłowości jako Przewodniczącego Zespołu.
5. Z każdego posiedzenia sporządzany jest protokół zawierający:

1) listę pracowników uczestniczących w posiedzeniu,
2) ustalenia faktyczne,
3) postanowienia końcowe,
4) podpisy wszystkich obecnych na posiedzeniu członów Zespołu.

6. Osoby, co do których z treści Zgłoszenia naruszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie nie mogą analizować takiego Zgłoszenia.

ZGŁASZANIE NARUSZENIA
§6
1. Zgłoszenia Naruszenia mogą być przekazywane jedynie za pośrednictwem następujących kanałów kontaktu:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
2) w formie listownej na adres Biblioteki z dopiskiem na kopercie „Koordynator
ds. nieprawidłowości – do rąk własnych”,
3) osobiście na wniosek sygnalisty złożony za pośrednictwem jednego z kanałów o których mowa w pkt 1-2, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

2. Przesyłki adresowane do Koordynatora ds. nieprawidłowości z dopiskiem „Do rąk własnych” nie podlegają otwarciu w sekretariacie Biblioteki i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do Koordynatora ds. nieprawidłowości.

§7
1. Składane Zgłoszenie naruszenia powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji, tj. imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe,
2) kontekst związany z pracą, w szczególności stosunek pracy lub innego rodzaju stosunek cywilnoprawny, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu,
3) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego,
4) dane osób, które dopuściły się naruszenia tj. imię, nazwisko, stanowisko,
5) opis naruszenia, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu,
6) wskazanie czy informację o naruszeniu prawa były wcześniej zgłaszane, a jeżeli tak to komu
i jak zostało zakończone to zawiadomienie,
7) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia,
8) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia,
9) informację czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie tożsamości (załącznik nr 5 do Procedury),
10) podpis sygnalisty, za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych dokonanych ustnie podczas bezpośredniego spotkania.

2. Formularz zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do Regulaminy.
3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów
o zgłaszanych podejrzeniach naruszenia, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
4. Procedura nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń anonimowych.

§8
1. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa dotyczy Koordynatora ds. nieprawidłowości, zgłoszenie wewnętrzne należy przekazać w postaci pisemnej bezpośrednio do Dyrektora Biblioteki z dopiskiem „Do rąk własnych”.
2. Dyrektor powołuje w trybie indywidualnym Zespół ds. rozpatrzenia zgłoszenia.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 przepisy Procedury stosuje się odpowiednio, przy czym za dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje
i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz przechowywanie dokumentów odpowiada pracownik pełniący funkcję sekretarza Zespołu ds. rozpatrzenia zgłoszenia.

ZASADY PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
§9
1. Wyłączny dostęp do kanałów zgłaszania naruszeń w zakresie, w jakim kanały te dotyczą Zgłaszania naruszeń, posiadają Koordynator ds. nieprawidłowości lub Zespół Wyjaśniający.
2. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
3. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych
i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
4. Każdorazowo po wpłynięciu zgłoszenia naruszenia, Koordynator ds. nieprawidłowości, niezwłocznie dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia a następnie rejestruje ją w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
5. W terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Koordynator ds. nieprawidłowości przekazuje sygnaliście informację potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia w trybie wskazanym przez sygnalistę w treści zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu na który należy przekazać potwierdzenie.
6. W przypadku zgłoszeń wewnętrznych dokonanych w sposób, o którym mowa § 6 ust. 1 pkt 2, datą otrzymania zgłoszenia wewnętrznego jest data wpływu do sekretariatu.

§10
1. Zgłoszenie wewnętrzne jest rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze,
o ile charakter lub przedmiot zgłoszenia nie warunkuje jego rozpoznania w trybie przewidzianym odrębnym zarządzeniem lub przepisami powszechnie obowiązującego prawa, ani nie zachodzi podstawa do wyłączenia przepisów Procedury.
2. Nie podejmuje się działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu wewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego, nie zawarto istotnych nowych informacji o naruszeniu prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 i 2, Koordynator ds. nieprawidłowości odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze oraz przekazuje informację sygnaliście

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE, DZIAŁANIA NASTĘPCZE
§11
1. Po wstępnej weryfikacji, Koordynator ds. nieprawidłowości wszczyna postępowanie wyjaśniające, które prowadzi na zasadach określonych w niniejszej procedurze.
2. Postępowanie wyjaśniające polega na sprawdzeniu i analizie okoliczności zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, w szczególności zbadaniu przedstawionych dowodów
i wysłuchaniu osób.
3. W ramach postępowania wyjaśniającego mogą być podejmowane w szczególności następujące czynności:

1) analiza przepisów prawa i obowiązujących regulacji wewnętrznych;
2) zwrócenie się do pracowników, pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej,
o przekazanie dokumentów, materiałów lub informacji niezbędnych do przeprowadzenia działań następczych;
3) wysłuchanie osób mogących mieć wiedzę o zgłoszonej informacji o naruszeniu prawa;
4) zgromadzenie dokumentów niezbędnych do oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.

4. Każdy pracownik jest zobowiązany do współpracy w zakresie niezbędnym dla prowadzonego postępowania wyjaśniającego, w szczególności do udzielenia potrzebnych informacji oraz stawienia się w umówionym terminie w celu jego wysłuchania. Z wysłuchania sporządza się protokół.
5. W toku postępowania wyjaśniającego, Koordynator ds. nieprawidłowości odpowiada za zgromadzenie dokumentów potrzebnych do ustalenia zasadności zgłoszenia wewnętrznego, zaś podejmowane czynności utrwala w formie notatki służbowej.
6. Osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od charakteru tego udziału, są zobowiązane do złożenia pisemnego oświadczenia o zachowaniu w poufności wszelkich informacji, o których dowiedziały się w czasie prowadzonego postępowania wyjaśniającego. Obowiązek zachowania poufności trwa także po zakończeniu postępowania. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.

§12
1. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. nieprawidłowości sporządza raport końcowy, uprzednio zaopiniowany przez obsługę prawną Biblioteki. Raport końcowy w sprawie zgłoszenia wewnętrznego powinien zawierać:

1) opis naruszenia prawa,
2) ustalenia dokonane w toku postępowania wyjaśniającego,
3) informacje dot. zasadności zgłoszenia wewnętrznego,
4) w przypadku zgłoszeń zasadnych rekomendacje działań następczych, w tym działań
w stosunku do osoby, które to zgłoszenie dotyczyło,
5) zalecenia mające wyeliminować podobne naruszenia prawa w przyszłości.

2. Raport końcowy jest przekazywany przez Koordynatora ds. nieprawidłowości Pracodawcy, który podejmuje decyzję w zakresie działań mających na celu eliminację stwierdzonych naruszeń prawa i przeciwdziałania ponownemu ich wystąpieniu, w szczególności działania przewidziane przepisami prawa pracy, zmiany organizacyjne, czynności kontrolne lub zawiadomienie właściwych organów.

§13
1. Koordynator ds. nieprawidłowości przekazuje informację zwrotną sygnaliście. Warunkiem przekazania informacji zwrotnej jest podanie przez sygnalistę adresu do kontaktu.
2. Informację zwrotną przekazuje się:

1) nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
2) nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, w przypadku braku możliwości przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

3. Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

POUFNOŚĆ I OCHRONA TOŻSAMOŚCI ORAZ OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
§ 14
1. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, postępowania wyjaśniającego oraz podejmowania działań następczych a także związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Pracodawca podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, które obejmują przede wszystkim:

1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
2) dopuszczenie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, (wyłącznie przez osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy – zał. nr 3 i 4 do Procedury),
3) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń
o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
4) ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy,
5) stosowanie rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających przechowywanie danych osobowych zgłaszającego oddzielnie od dokumentu lub innego nośnika informacji obejmujących zgłoszenie, włączając w to, w odpowiednim przypadku, usunięcie z treści dokumentu lub innego nośnika informacji niezwłocznie po ich otrzymaniu wszystkich danych osobowych zgłaszającego.

3. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości
nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego (zał. nr 5 do Procedury).
4. Pracodawca, może w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać
i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie. Przetwarzanie danych osobowych sygnalisty odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) – (zał. nr 6 – 9 do Procedury)
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez pracodawcę nie dłużej niż przez okres 3 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
6. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.
7. W szczególności tożsamość sygnalisty nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy Zgłoszenie Naruszenia, osobom trzecim ani innym Pracownikom i Współpracownikom.
8. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem Biblioteki wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa
w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Ujawnienie tożsamości,
o którym mowa w zdaniu poprzednim, wymaga wcześniejszego poinformowania Sygnalisty ze wskazaniem mu powodów takiego ujawnienia, chyba że takie poinformowanie mogłoby zagrozić prowadzonemu postępowaniu.

OCHRONA SYGNALISTY
§15
1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty również w sytuacji, gdy Zgłoszenie naruszenia zostało zgłoszone w dobrej wierze,
a przeprowadzone Postępowanie Wyjaśniające wykazało, że zgłoszona Nieprawidłowość nie miała miejsca.
2. Sygnalistom przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
3. Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu zgłoszenia. Za niekorzystne traktowanie uważa się w szczególności:

1) odmowę nawiązania stosunku pracy,
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy
o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
4) obniżenie wynagrodzenia za pracę,
5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
6) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
7) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
10) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
11 ) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
o podobnym charakterze,
13) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

4. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3, chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
5. Ochrona przewidziana § 15 dotyczy także osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłaszającym, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z Biblioteką.
6. W przypadku sygnalistów, niebędących pracownikami Biblioteki, przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio.
7. Do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio.

§16
1. Sygnalista, który powziął wiedzę o planowanych względem niego działaniach odwetowych podjętych w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem wewnętrznym, powinien poinformować o powyższym Koordynatora ds. nieprawidłowości, którzy podejmują czynności w celu sprawdzenia otrzymanej informacji, w sposób zapewniający możliwie najszerszą ochronę sygnalisty, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie jego tożsamości w związku z takimi działaniami.
2. W przypadku działań odwetowych podjętych w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, sygnalista powinien niezwłocznie poinformować Dział Kadr, która weryfikuje podstawy takiego działania oraz Koordynatora.
3. Potwierdzenie zastosowania względem sygnalisty działań odwetowych w związku
z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych
i może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności pracowniczej oraz odpowiedzialności karnej wynikającej z ustawy.

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
§17
1. Każde Zgłoszenie naruszenia zostaje zarejestrowane w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych odpowiada Koordynator ds. nieprawidłowości. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych jest prowadzony w postaci elektronicznej, w sposób uniemożliwiający nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji w nim zgromadzonych.
3. W Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1) numeru zgłoszenia wewnętrznego;
2) przedmiotu naruszenia prawa;
3) danych osobowych sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adresu do kontaktu sygnalisty;
5) daty dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6) informacji o podjętych działaniach następczych;
7) daty zakończenia sprawy.

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
§18

1. Osoba uprawniona do zgłoszenia wewnętrznego może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Organem centralnym przyjmującym zgłoszenia zewnętrzne jest Rzecznik Praw Obywatelskich albo inny organ publiczny, właściwy w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, wskazanej
w ustawie.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§19
1. Koordynator ds. nieprawidłowości przynajmniej raz na 3 lata będzie dokonywał przeglądu niniejszej Procedury i w razie potrzeby opracowywał projekty jej zmian, chyba że konieczność zmian w Procedurze wynika ze zmiany przepisów prawa.
2. Zobowiązuje się Kierownika Działu Kadr do:

1) zapoznania wszystkich nowo zatrudnionych pracowników z treścią Zarządzenia,
2) informowania o obowiązującej w Bibliotece Procedurze kandydatów do pracy lub osób ubiegających się o wykonywanie pracy na podstawie innego stosunku prawnego.

3. Zapoznanie się z zarządzaniem pracowników potwierdza składając oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik nr 10 do Procedury. Oświadczenie pracownika włącza się od akt osobowych.
4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u Pracodawcy.